칼럼 · 출역

엑셀 출력일보, 월말에 숫자가 안 맞는 이유 3가지

날짜마다 시트를 하나씩 만들어 출력일보를 쓰는 사무소가 많습니다. 하루하루는 맞는데 월말에 30장을 모으면 합계가 몇만 원씩 어긋납니다. 원인은 대개 세 군데에 있습니다.

1. 전일 잔액을 손으로 옮깁니다

어제 시트의 잔액을 오늘 시트 「전일 잔액」에 옮겨 적습니다. 어제 시트를 나중에 고치면 오늘부터 월말까지가 전부 틀어집니다. 하루를 고치면 그 뒤 모든 날의 잔액이 바뀌어야 합니다.

2. 시트를 복사하다 수식이 깨집니다

시트를 복사하고 줄을 넣다 보면 합계 수식의 범위가 줄 하나를 빠뜨립니다. 겉으로는 숫자가 보여서 알아채기 어렵습니다. 특히 현금 거래 줄처럼 가끔 쓰는 줄이 자주 빠집니다.

3. 같은 현장에서 사람마다 단가가 다릅니다

같은 공사에 나간 인원이라도 그날 직종에 따라 청구단가·임금이 다를 수 있습니다. 한 줄에 평균 단가로 적으면 하루 합계는 비슷해 보여도 거래처 청구서와 맞지 않습니다.

바로 점검하는 법

• 월말 시트의 잔액을 「첫날 잔액 + 한 달 입금 − 한 달 지출」로 따로 계산해 맞춰 봅니다
• 각 시트 합계 칸을 눌러 수식 범위가 마지막 줄까지인지 확인합니다
• 단가가 다른 사람은 줄을 나눠 적었는지 봅니다

출력일보 칸 설명은 출력일보 양식에 있습니다.

공수체크는 이렇게 합니다

엑셀 시트 모양 그대로인 하루 화면에 인원과 공수만 적습니다. 전일 잔액은 저절로 넘어오고, 앞날을 고치면 뒷날 잔액이 같이 바뀝니다. 사람마다 다른 단가는 줄이 나뉘어 계산됩니다. 한 달 정산 내역·청구서·명세서가 같은 숫자로 이어집니다.